Secara umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan.
Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha.
Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi.
B. Fungsi Surat
Surat yang berfungsi sebagai salah satu alat komunikasi dalam dunia usaha dan perkantoran, dapat juga berfungsi sebagai :
1. Alat bukti tertulis : adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti apabila terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.
2. Alat pengingat : berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.
3. Bukti historis : berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu organisasi pada masa-masa lalu.
4. Duta organisasi : surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi intern dari organisasi atau kantor yang bersangkutan.
5. Pedoman : surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.
C. Syarat-Syarat Surat yang Baik
Secara garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi kriteria berikut ini:
1. Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu:
- Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan.
- Pengetikan surat benar, jelas, bersih, dan rapi, dengan format yang menarik.
- Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum.
2. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Hal ini dimaksudkan agar penerima dapat memahami isi surat dengan cepat, tepat, tidak ragu-ragu dan pengirim pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang dikehendaki.
3. Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Bahasa surat juga harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata, sopan, dan menarik. Nada surat harus hormat, sopan dan simpatik. Sedapat mungkin hindari pemakaian bahasa asing yang padanannya sudah ada dalam bahasa Indonesia.
Untuk menyusun surat yang baik, penulis harus mengindahkan hal-hal berikut:
1. Menetapkan lebih dahulu maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan atau hal lain.
2. Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.
3. Merumuskan pokok pembicaraan itu satu persatu secara runtut, logis, teratur dengan menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, segar, sopan, dan mudah ditangkap pembaca.
4. Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, lebih-lebih yang tidak biasa atau singkatan bentuk sendiri.
5. Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-bagiannya.
6. Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan oleh Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan dan Pedoman Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia.
D. Bahasa Surat
1. Mengutamakan sama derajat
2. Tegas
3. Mudah dimengerti oleh pembaca
4. Menggunakan bahasa yang sopan
5. Jelas antara penulisan dan makna
E. Bagian-Bagian Surat
1. Kepala Surat (Kop Surat)
2. Tanggal surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal atau perihal
6. Alamat yang dituju
7. Salam pembuka
8. Kalimat pembuka
9. Isi surat
10. Kalimat penutup
11. Salam penutup
12. Tanda tangan
13. Nama pengirim
F. Jenis-Jenis Surat
1. Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang biasa digunakan untuk kepentingan resmi , baik perseorangan ,instansi , maupun organisasi . Contoh dari surat resmi adalah surat undangan , surat edaran , dansurat pemberitahuan
2. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi atau bisa di bilang surat yang tujuannya hanya untuk seseorang.
Surat ini yang di tujukan antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu tidak menggunakan kop surat , tidak ada nomor surat , salam pembuka dan penutup bervariasi, menggunakan bahasa bebas yang sesuai keinginan dari si penulis , dan format tulisan surat bebas. Surat ini tidak termasuk surat resmi namun dalam surat pribadi tentunya harus memperhatikan etika dan sopan santun dalam penulisannya tidak boleh menggunakan bahasa yang semaunya.
3. Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang biasa digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatanusaha niaga seperti usaha industri , bisnis , dan usaha jasa . Biasanya surat niaga dibuat oleh perusahaan untuk mencari keuntungan . Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik dan benar . Ada beberapa macam yang termasuk ke dalam surat niaga , yaitu surat jual beli , k(itansi , dan perdagangan . Surat niaga juga format tulisannya hampir sama dengan surat resmi .
4. Surat Dinas
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi.
5. Surat Lamaran Pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya.
G. Contoh Surat
1. Surat Resmi, Contohnya : klik disini
2. Surat Pribadi, Contohnya : Klik disini
3. Surat Niaga, Contohnya : Klik disini
4. Surat Dinas, Contohnya : Klik disini
Sumber:
https://muthiaa.wordpress.com/2012/06/20/surat-menyurat/
http://ikarizkisafitri.blogspot.com/2013/06/pengertian-bahasa-jenis-dan-ciri-ciri.html
http://www.academia.edu/8735148/Makalah_Bahasa_Indonesia_Surat-Menyurat_Disusun_oleh_Kelompok_5
Referensi link untuk Mahasiswa Universitas Gunadarma:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar